Nadie se escapa del correo electrónico actualmente. No nos escapamos de leerlo, y no nos escapamos de escribirlo.
Escribir bien un correo electrónico es fundamental para poder llegar nuestro mensaje a otras personas. Y entre más claro, interesante y bien estructurado esté nuestro correo, mejor podremos llegarle a los demás. Esas características hacen la diferencia entre un correo q se bota o se ignora, y un correo que se lee y genera respuesta.
Cuál es el problema actual con los correos electrónicos?
El problema que existe actualmente con el correo electrónico, es que la gente se va a uno de dos extremos: convierte el correo en una novela, que da pereza leer y además no se entiende. O en el otro extremo, convierte el correo en una conversación de Whatsapp: interrumpida, poco clara y en donde hay q juntar 30 ideas diferentes para entender el mensaje.
Esa no es forma de comunicarse!
Existe mejor forma de comunicarnos, y podemos tomarnos algunos conceptos del minimalismo, para que nuestros correos electrónicos sean entendibles: sobre todo, tenemos que buscar que que nuestros mensajes sean breves y fáciles de entender. Entre menos digamos y más claro esté, mejor.
Sugerencias para escribir buen correo electrónico
- Decida si verdaderamente ocupa escribir un correo electrónico. A veces estamos a 10 metros de la otra persona, y nos vamos por el correo electrónico, cuando en menos de un minuto podríamos tener resuelta la necesidad sin confusiones y sin problemas!
- Use el nombre de la otra persona. Hay algo en un correo que tiene como primera línea, el nombre de uno. Llama la atención. De repente no es un mensaje más en pantalla, es algo que está dirigido directamente a nosotros: nos están hablando. Use el nombre de la otra persona cada vez que quiera decirle a la otra persona “escucha, que esto es importante”. O si la cadena 6 de correos quedó en pausa durante algunos días, abra con el nombre de la otra persona para reestablecer el hilo del intercambio.
- Empiece con las conclusiones primero. Recuerda la estructura que le enseñaron en el colegio: introducción, desarrollo, conclusión? Dele vuelta. Escriba de primero en su correo la conclusion, luego explíquela, y la introducción pues, quedará sobrando! Que lo primero que se lea en su correo electrónico sea el punto al cual quiere llegar!
- Tómese su tiempo. El error más común que comete la gente es no dedicarle suficiente tiempo a escribir un correo. Le dedican 30 segundos, y envían una respuesta a medias, con una redacción pobre y poco clara. Tómese el tiempo para pensar en el mensaje que quiere, tómese el tiempo para redactar, leer y volver a leer su mensaje. Si tiene poco tiempo en ese momento, redacte un borrador y guárdelo. Y luego termine de darle forma. Envíe un producto que valga la pena leer.
- Use la gramática, puntuación y ortografía bien. De seguro lo sabe de su experiencia en redes sociales: una sola palabra con un error de ortografía, inmediatamente le resta credibilidad a cualquier mensaje. Cuando uno ve palabras mal escritas, su atención se centra en ese error ortográfico, y el mensaje que se quiere comunicar, se vuelve secundario. No permita que le suceda esto en sus correos: cuide su ortografía, puntuación y gramática. Y no olvide usar correctamente las mayúsculas y minúsculas!
Antes de enviar un mensaje hágase tres preguntas
- Es claro? Tiene lógica lo que escribe? Las afirmaciones que hace son equilibradas, tienen fundamento? Tiene evidencia que respalde lo que está diciendo?
- Es fácil de leer? Cuide que su mensaje no sea una tesis interminable, con 800 párrafos de 40 líneas cada uno.
- Dice algo que luego se vaya a arrepentir de haber escrito?
Si es necesario, revise su mensaje hasta que se sienta satisfecho con las respuestas a esas 4 preguntas.
El correo electrónico es un mal necesario, pero si todos tenemos cuidado al usarlo y al redactar nuestros mensajes, lo podremos hacer un mal efectivo y tolerable!
