Guía completa para hacer un bullet journal minimalista!

por | junio 11, 2017

Qué es un bullet journal y cómo nos puede ayudar a ser más productivos? En la afición que tengo por las técnicas de productividad, he encontrado que una de las técnicas que más mencionan sin importar cuál método estemos usando, es anotar las cosas y capturar toda la información que nos va llegando. Empezando por GTD (el método de captura por excelencia), pasando por los métodos de Covey, en todos es altamente recomendado apuntar, apuntar y apuntar.

Hay una técnica de apuntar, o mejor dicho de organizar información, que me encontré en los últimos días y que me gustó por lo simple que es y los pocos materiales que requiere. Se llama bullet log o bullet journal (bitácora de puntos). Esencialmente es un cuaderno de apuntes como el que mucha gente lleva, sólo que un poco más organizado y estructurado.

Los que llevan cuadernos de apuntes o agendas, de seguro habrán topado con el problema de que después de un tiempo se convierte en un martirio encontrar las cosas que han anotado. Hay demasiadas páginas, con demasiadas cosas, y entre todo eso hay que buscar una frase, un número, o algo por el estilo.

Y por eso fue que se pusieron muy de moda los métodos digitales de captura: porque nos permiten buscar rápidamente entre lo que anotamos. Pero el problema de los métodos digitales es que son un poco tediosos, especialmente para anotaciones rápidas. Hay que sacar el teléfono o la tablet (o peor aún, la computadora), cargar el sitio o el app, y ponerse a escribir con el teclado en pantalla.

El bullet journal nos permite volver al método tradicional, seguro e inmediato del papel y lápiz, pero al mismo tiempo nos permite organizar nuestra información para poder encontrarla rápidamente meses o semanas después. Y además nos agrega una funcionalidad adicional, que es la organización en el tiempo. Las cosas que anotamos, se convierten en cosas por hacer, que el bullet journal nos permite ir siguiendo y planeando.

Es una técnica muy completa, y que me parece ideal para todos aquellos que quieren llevar listas de pendientes, pero no han tenido éxito con los métodos tradicionales.

Contenidos de esta guía:

  1. Cómo se hace un bullet journal?
  2. Cómo hacer anotaciones en un bullet journal.
  3. Cuál es la diferencia entre anotaciones, tareas, eventos, pendientes?
  4. Simbología del bullet journal
  5. Cómo se usa el bullet journal?
  6. No se vuelve muy cansado estar copiando cosas tantas veces?
  7. Se puede hacer un bullet journal digital?
  8. Esa es la historia del bullet journal.

Cómo se hace un bullet journal?

El mejor sitio que he encontrado para explicar el Bullet Journal, sea un bullet journal minimalista o no, es bulletjournal.com. Me gusta mucho porque explica la técnica paso a paso, con un formato muy fácil de seguir. Uno va navegando el sitio, y el mismo sitio lo va guiando a través de la explicación. Échenle un vistazo.

Para hacer un Bullet Journal, ocupan un cuaderno. Cualquier cuaderno. Hasta un montón de hojas de reciclaje engrapadas les funciona… siempre y cuando no se les pierda ninguna de camino. Puede ser un cuaderno pequeño, grande, mediano, según sus necesidades. Les recomiendo comenzar con algo mediano, que puedan llevar fácilmente con ustedes… pero sin caer en los cuadernos microscópicos o agendas de bolsillo que al final no sirven por el poco espacio que tienen.

En ese cuaderno vamos a crear varias secciones:

  • Índice. El índice del bullet journal son las primeras dos o tres páginas del cuaderno. Y su función es esa: servir de índice para saber a dónde están las cosas anotadas. Nada especial, simplemente dejen 3 páginas en blanco al inicio y escriban INDICE en la parte superior.
  • Planificador anual: también llamado “sección futuro”. Las siguientes 4 o 6 páginas (depende del tamaño de su cuaderno) se usan como planificador mensual. Aquí aparecen los meses del año (dos o tres por página) y hay un espacio donde anotamos cosas que tengamos que hacer en ese mes. Cumpleaños, aniversarios, vencimientos de pólizas… ese tipo de cosas que van a ocurrir en el futuro y ocupamos acordarnos en ese momento.
  • Planificador mensual: después del planificador anual, vamos llenando las páginas por pares: ocupamos tener una página a la izquierda, y una a la derecha. En la página de la izquierda vamos a numerar los renglones de 1 a 30 (o a 31)… estos van a ser los días del mes. En la página derecha vamos a escribir en la parte superior el nombre del mes. Hacemos una pareja de páginas para cada mes del año. En la página de la izquierda anotamos cosas muy importantes que haya en cada día. Tienen que ser muy importantes, porque en esta página tenemos poco espacio! Y en la página de la derecha, vamos haciendo una lista de todo lo que tenemos por hacer durante ese mes.
  • Planificador diario: una vez que tenemos los 12 planificadores mensuales, pasamos a hacer planificadores diarios. El planificador diario es una lista de tareas y anotaciones por día, y se hace corrida: empezamos a escribir después del último planificador mensual, y seguimos día a día. Escribimos la fecha del día, y anotamos. Solo podemos hacer anotaciones del día actual aquí, no podemos anotar nada correspondiente a mañana, pasado mañana, o al futuro. Por qué? Porque esos días no han sucedido… y puede que lo que anotamos hoy, ya mañana no vale. Y se nos hará un desorden de anotaciones. Así que en la sección diaria, todo se anota bajo la fecha actual… y luego lo migraremos a otras fechas según sea necesario.

Finalmente, numeramos las páginas. Esto, obviamente, para luego poder encontrarlas usando el índice!

guia bullet journal minimalismo

La página de índice de mi bullet journal. Es exactamente lo que parece… un índice. Y como referencia en la esquina le anoté la simbología del bullet journal.

Fácil, no? Índice, anual, mensual, diario. Ven como la estructura va haciéndose cada vez más fina y detallada? Al organizar todo en secciones, no terminamos con un bullet journal donde todo está revuelto y no podemos saber qué es de este mes o del otro o del pasado… cada cosa tiene un lugar a donde va y a donde se encuentra luego!

Nuestros pendientes van a moverse en todos esos niveles: lo que anotamos día con día va a generarnos cambios en el planificador mensual, el mensual en anual, y vice versa! Cuando lleguemos a un mes, el planificador mensual nos va a dar información para hacer nuestro planificador diario… es un sistema muy organizado y completo.

ejemplos de bullet journal

El planificador anual: en mi caso como el cuaderno era pequeño, dejé 2 meses por página.

como hacer un bullet journal minimalismo

Y éste, es el planificador mensual del bullet journal. Tareas a la derecha, días a la izquierda.

Cómo hacer anotaciones en un bullet journal.

Las anotaciones en el bullet journal son rápidas y cortas. No son anotaciones de párrafos… apenas anotamos lo suficiente para acordarnos de qué se trata. El bullet journal es un método algo minimalista en ese sentido, lo cual ayuda mucho a encontrar luego las cosas de forma fácil, y no estar nadando en un mar de información y anotaciones.

Si ocupamos anotar un poco más de información, lo que hacemos es dejar páginas de notas generales al final del cuaderno. Aquí podemos hacer dibujos, diagramas, escribir párrafos, y trabajar de manera más extendida. Hay que tener cuidado, sin embargo, la idea del bullet journal es que no se convierta en un mar de información… anotar cosas extendidas tiene que ser la excepción, y no la regla.

Todo lo que anotamos lo tenemos que hacer indentado (dejarle un espacio en blanco a la izquierda). En ese espacio, vamos a poner un punto (o un bullet). Cómo cuando hacemos viñetas en Word. De ahí el nombre “bullet log” o “bullet journal”. El punto se nos convertirá luego en un indicador del estado de cada tarea o anotación, ya veremos cómo ocurre eso.

Si ocupamos anotar algo que no requiera que hagamos nada, por ejemplo si vamos por la calle y anotamos el número de una ferretería por si luego lo ocupamos, en vez de un bullet usamos un guión (-)

como hacer un bullet journal minimalismo

Estas son anotaciones en el bullet journal. Cada una tiene un símbolo al lado, que dice en qué estado se encuentra.

Cuál es la diferencia entre anotaciones, tareas, eventos, pendientes?

Cuando se habla de un bullet journal, escucharán un montón de términos diferentes: tarea, anotación, evento, pendiente, y muchos más. Al final todas son anotaciones: cosas que apuntamos en el bullet log. Solo que hay algunas que requieren que hagamos algo (tareas), otras ocupan que vayamos a algún lugar (evento), y otras son solo cosas que ocupamos recordar (anotaciones).

Simbología del bullet journal

Ese punto (bullet) que le pusimos al inicio a cada anotación, nos va a decir qué está sucediendo con ella. Es un indicador que nos dice si está completa o no. Y día con día, lo vamos a cambiar y actualizar.

La simbología que normalmente se usa en un bullet journal es la siguiente:

  • Punto o bullet (.): la anotación ocupa que hagamos algo con ella, y todavía estamos en proceso de hacerlo.
  • Equis (X): lo que teníamos que hacer con esta anotación quedó terminado, y no hay más que hacer.
  • Asterisco (*): esto es una anotación muy importante
  • Flecha derecha (>): la anotación se pasó para el día siguiente. Esto se llama “migrar” la anotación.
  • Flecha izquierda (<):la anotación se pasó para el futuro y la anotamos en el calendario mensual. Esto se llama “programar” la anotación.
  • Círculo (O): la anotación corresponde a un evento al que tenemos que asistir

La simbología le agrega un poquito de complicación al bullet journal. Los símbolos los listé del más importante, al menos importante. Si quieren pueden usarlos todos, si quieren nada más usen los primeros tres o cuatro. No hay ninguna regla que diga que tienen que usar toda la simbología en su bullet journal… recuerden que la idea es crear un sistema lógico y cómodo para ustedes.

Cómo se usa el bullet journal?

Ahora que tenemos vista la estructura y simbología del bullet journal, y sabemos las reglas básicas para hacer anotaciones en él, veamos como se maneja esta herramienta. Les voy a describir cómo uso yo el bullet journal… como les decía, estas cosas no son estándares universales. Si le preguntan a alguien más, puede que difieran de mí en algunos puntos, o que usen alguna sección diferente. Se vale! Lo que les resulte más cómodo y fácil de entender, es lo que deben implementar.

Les voy a poner el ejemplo de cómo empezar desde cero, que imagino es lo que la mayor parte están haciendo en este momento. Y suponiendo que ya tienen estructurado y numerado su bullet log a como lo describí en las secciones anteriores.

  1. Lo primero que hago es revisar el calendario anual. Y cada mes, voy anotando las cosas importantes. Por ejemplo en el calendario anual verán vencimientos de pólizas de seguros, viajes que haya planeado, cumpleaños importantes, las declaraciones de impuestos, ese tipo de cosas que hay que tener presente con anticipación.
  2. El último día de cada mes, me voy al calendario mensual del mes siguiente (31 de enero abro el de febrero, 28 de febrero el de marzo, etc). Transcribo las tareas y anotaciones que tengo en el calendario anual, en la página de tareas del mes (la derecha, que no tiene los días numerados). Esas tareas y anotaciones quedan marcadas como “>” en el calendario anual, porque están “migradas” al mes en curso. Reviso el mes anterior, si algo quedó pendiente, lo transcribo al mes actual.
  3. Luego reviso el calendario mensual, del mes que termina. Las tareas que están incompletas, les hago una de tres cosas: si ya no aplica o no me interesa, la tacho, y queda eliminada. Si ocupo hacerla ya, la migro al mes en curso, y la marco como “>”. O si la pospongo para otro mes, la copio al calendario anual y queda marcada como “<”.
  4. Como ustedes están apenas empezando su bullet log, tendrán muy pocas tareas que migrar al mes en curso. Conforme vayan usando el bullet log, aumentará la cantidad de tareas que tengan que migrar mes a mes.
  5. Una vez que termino de pasar tareas a la lista de tareas mensual, las tareas pasan de la lista de tareas del mes, al calendario del mes (o sea, de la página derecha a la izquierda). No tienen que pasar todas, porque obviamente hay tareas que no tienen una fecha para hacerse necesariamente. Aunque, recuerden una regla general de la productividad: si no le ponen fecha a algo, probablemente nunca lo harán.
  6. Finalmente, cada día abro una nueva entrada en el espacio diario. Simplemente pongo la fecha, y empiezo a anotar. Normalmente es al final de cada día, que reviso y abro la entrada del día siguiente. Reviso el calendario mensual y la lista de tareas mensuales, y las traslado según corresponda. En el calendario mensual pueden ponerle la marca “>” a las tareas que migran a sus anotaciones diarias, aunque hay mucha gente que prefiere no hacerlo porque luego si una anotación se devuelve al calendario mensual porque no se pudo hacer, hay que hacer otra marca sobre la marca, y al final no se entiende nada.
  7. Al final de cada día, hago esa misma revisión. Las anotaciones que no pude sacar ese día, las paso al siguiente y les indico “>”. Las que no voy a poder sacar el día siguiente, van para mensual y las marco “<”. Reviso si hay alguna anotación particularmente importante para recordar luego, y hago la anotación en el índice. No podemos dejar ninguna tarea pendiente en un día que se acaba. Cualquier tarea tiene o que tacharse, o ir al mensual, o ir al día siguiente.
  8. Por supuesto, las anotaciones (-) no ocupan ninguna acción. Esas si pueden quedarse tranquilas en el día que se acaba.
como hacer un bullet journal minimalismo

Una página diaria de mi bullet journal. Cada anotación tiene sus indicadores de estado.

como hacer un bullet journal minimalismo

Al final del día la página se ve así. Ya se abrió la entrada del día siguiente, pasaron las anotaciones que no se completaron, y aparecieron nuevas anotaciones.

 

Y ese es el manejo del bullet journal. Es una rutina de anotar, mover anotaciones y marcarlas conforme se van terminando o programando. Si uno la sigue todos los días, se va generando un muy buen control sobre lo que tiene que hacer uno, y ese control siempre va a estar actualizado con la última información que recibimos día a día.

No se vuelve muy cansado estar copiando cosas tantas veces?

Es una pregunta muy común, y la respuesta es si… es cansado. Pero tiene su razón de ser! Cada vez que tenemos que transcribir una anotación para el día siguiente, nos vamos a dar cuenta que no la hicimos, en primer lugar. Y luego, vamos a tener que decidir si realmente queremos (u ocupamos) hacerla.

Cuando uno tiene que copiar al día siguiente, por tercera vez, “cambiar mueble del baño” empieza a cuestionarse la tarea y la decisión de ponerla para el día siguiente. Realmente hay que cambiar el mueble del baño? No tiene otra solución más rápida y fácil el asunto? Estamos siendo muy poco realistas al creer que vamos a llegar a las 7 de la noche, pasar por la mueblería, comprar un mueble, y cambiarlo? Ese tipo de cuestionamientos no pueden llevar a decidir que en realidad no es importante y no hay que hacerlo, o a decidir que no es urgente y podemos devolverlo al calendario mensual.

Precisamente tener que transcribir las tareas día a día, es el precio que pagamos por no completarlas. Eso nos va enseñando con el tiempo a ser más realistas a la hora de programar nuestro día, y a elegir qué cosas son verdaderamente importantes en el momento.

Se puede hacer un bullet journal digital?

Hay un app para hacer bullet journal? O un “online bullet journal” en el web? Si, si los hay por supuesto. Está el Bullet Journal Companion, o también ya hay gente que ideó maneras de usar Evernote o Remember The Milk como un bullet journal.

Pero, volvemos al tema del inicio: usar un app o sitio web para hacer bullet journal nos agrega un nivel más de complicación. Si llevamos el journal en papel, tenemos acceso inmediato en cualquier lugar. Si usamos el celular o una computadora, ya caemos en que el acceso depende de que tengamos internet, de que tengamos batería, de que tengamos la paciencia de sacar y desbloquear el teléfono, dependemos de la velocidad con la que podamos escribir en el teléfono, de que recordemos nuestra contraseña… en fin, le agregamos capas innecesarias de complicación al asunto.

La gracia de este sistema es que es simple… y usa implementos que podemos conseguir en cualquier parte, en cualquier momento, y que siempre funcionan. El papel y lápiz son universales. Los celulares, no tanto.

Si quieren probar hacer su bullet journal en digital, excelente. Aunque probablemente lo encuentren mucho más complicado y menos práctico.

Si definitivamente quieren trabajar en digital, más bien les recomiendo usar un sistema que esté pensado para hacerse en digital, como por ejemplo GTD.

Esa es la historia del bullet journal.

El bullet journal es una forma muy fácil de organizarse, día a día. Ya sea que hagan cosas muy simples, o que más bien tengan un montón de tareas diferentes llegando cada minuto, probablemente encuentren mucha utilidad en este sistema. Les recomiendo que lo prueben durante unas semanas a ver qué tal les va, de seguro al final de ese periodo no querrán volver a hacerlo de otra forma!