Aplicar el minimalismo a todos los aspectos de la vida de uno, eventualmente lo lleva a comenzar a aplicarlo en el trabajo, y específicamente en la administración del tiempo y de los pendientes. Cómo se puede completar el trabajo que hay por hacer, generando el menor impacto negativo sobre nuestras vidas?
Porque la realidad es que el trabajo muchas veces no lo podemos posponer, cambiar o dejar. Hay trabajos que definitivamente no agregan valor a nuestra vida, pero hay que hacerlos… como dijo un sabio “el trabajo es tan malo, que tienen que pagarle a uno para que lo haga”.
Es cierto que si nuestro trabajo actual no nos está aportando valor, es necesario pensar en un cambio o replanteo, para buscar una actividad que sí nos aporte valor. Pero tarde o temprano, hasta los trabajos que nos aportan mucho valor, tendrán tareas que del todo no nos aportan… y no queda más que hacer el esfuerzo y seguir adelante con ellas.
Siempre me han interesado las técnicas de productividad personal, porque al fin y al cabo lo que ocupamos en esta vida es ser productivos, tanto para las cosas que nos agregan valor como para las que no nos agregan, pero tenemos que hacer. Ser productivos y eficientes en lo que hacemos nos permite dedicar el mínimo tiempo y recursos posible, a las actividades que no son satisfactorias. No hay nada peor que hacer un trabajo poco atractivo, y que además seamos ineficientes al hacerlo, y tardemos más tiempo del que deberíamos.
He visto que en estos últimos meses se ha vuelto a poner de moda la técnica del Pomodoro, o técnica del tomate, en el mundo de la productividad. He visto a mucha gente hablando de que implementó esta técnica, y le ayudó mucho, y que la recomiendan… en fin, el famoso Pomodoro está generando discusión en internet. Para ser una técnica que tiene más de 30 años, no está nada mal volver a estar de moda!
Qué pienso de la técnica del Pomodoro? Me parece interesante, y que a mucha gente le puede aportar. Así que les cuento un poco al respecto.
Qué es el método Pomodoro?
El pomodoro es un sistema de programación de trabajo. Es una rutina que incorporamos a nuestras actividades, para ser más productivos. Por qué se llama pomodoro? Cuestión arbitraria: el italiano que lo inventó tenía un reloj con forma de tomate, y le puso pomodoro.
Se basa en trabajar a máximo esfuerzo y concentración durante 25 minutos, y luego hacer un descanso. Los 25 minutos son medidos, y los descansos son medidos.
Funciona así:
- Uno se consigue un cronómetro (timer). Entre los gurus del método son muy populares los cronómetros mecánicos: esos que se usan en la cocina y que se les da cuerda a mano. Dice la teoría que el movimiento de agarrar el cronómetro y darle cuerda una y otra vez, eventualmente se vuelve un par estímulo-reacción aprendido. Después de usar el método varias semanas, el cerebro aprende que cuando oye el cronómetro y siente la acción de darle cuerda, tiene que entrar en modo de máxima concentración. Pero si no tienen un cronómetro mecánico, no salgan a comprar uno! Usen el cronómetro de su celular, funciona igual de bien. Y si les gusta mucho el método y creen que les aportará mucho valor, pues luego compren uno mecánico.
- Hay que buscar un lugar de trabajo cómodo, libre de distracciones. La técnica del pomodoro se basa en trabajar con cero interrupciones por 25 minutos. Cero interrupciones, significa cero interrupciones: no se puede hacer nada más que trabajar en una tarea durante esos 25 minutos.
- Se pone el cronómetro, lo adivinaron, por 25 minutos. Ese intervalo se llama un pomodoro.
- Se trabaja únicamente en la tarea objetivo por 25 minutos. Si llega una interrupción, solo hay dos opciones: o se pospone la interrupción (se anota y luego se resuelve cuando acabaron los 25 minutos), o se pierde el pomodoro. Si se pierde el pomodoro, hay que volver a empezarlo luego… si llevaban 20 minutos y suspendieron, al reiniciar tienen que hacer 25 minutos, no pueden hacer solo los 5 que faltaban.
- Pasados los 25 minutos, cuando suena el cronómetro, hacen una marca en un papel. Descansan 3 a 5 minutos, y vuelven a iniciar otro pomodoro de 25 minutos (vuelven al paso 3).
- Cuando hacen la cuarta marca en el papel (o sea cumplieron 4 pomodoros), descansan de 15 a 30 minutos, y vuelven al paso 3.
- Repiten el ciclo las veces que sean necesarias durante su jornada de trabajo.
- Si por casualidad terminan una tarea antes de los 25 minutos, tienen que seguir haciéndola hasta los 25 minutos. Dediquen tiempo a revisar, a afinar detalles, a mejorar la apariencia del producto, pero no pueden desocuparse hasta que transcurran 25 minutos.
No es muy complicado, cierto? Trabajan 25 minutos, descansan 3 a 5 minutos. Cuando lo hicieron 4 veces, toman un descanso de 15 a 30 minutos. Esa es toda la famosa técnica del pomodoro. Y eso es lo que me gusta: es totalmente minimalista en su ejecución… más simple no podría ser!
Qué opino yo acerca de la técnica pomodoro?
La técnica me parece muy interesante, como dije antes. Para la gente que no encuentra cómo concentrarse, o que se distrae con cualquier cosa, es una herramienta muy buena. Porque les ayudará a concentrarse, y al mismo tiempo les evita el estrés de saber que tienen que estar sentados trabajando toda la tarde… porque después de 25 minutos… descanso!
También es una muy buena herramienta para fomentar un esquema de trabajo sano y sostenible. Los periodos de 25 minutos lo ayudan a uno a tomarse el tiempo para descansar, estirarse, y caminar por la oficina periódicamente… que es una de las recomendaciones principales que hacen los estudios de salud ocupacional y que la gente no cumple. Es malo para la salud estar sentado 4 horas en un escritorio, debemos levantarnos, estirarnos, dejar de ver la pantalla periódicamente. Una técnica como el pomodoro, incorpora eso a nuestra rutina de trabajo.
Qué cosas no me gustan del pomodoro? Primero, no me gusta el lapso rígido de 25 minutos. 25 minutos es un buen punto de partida, pero de seguro habrá gente que funciona mejor con 30, 35… los académicos incluso recomiendan trabajar o estudiar en lapsos de 45 minutos, con 15 minutos de descanso. Por supuesto uno podría flexibilizar el pomodoro hasta el lapso que mejor le funcione, pero entonces, se pierde esa meta tan directa y estándar de usar lapsos de 25 minutos.
Segundo, no me termina de gustar el manejo que hace del tiempo sobrante. Uno de los desperdicios en la productividad, es precisamente el exceso de calidad… mejorar y revisar el producto hasta que se acabe el tiempo es precisamente exceso de calidad. Nadie nos va a reconocer que pasamos 10 minutos más revisando todo, poniendo colores y ajustando tamaños de letras. La gente quiere un trabajo terminado, con eso es suficiente. Es cierto que 10 o 15 minutos de producción en exceso no es un gran desplome, pero si tenemos esos lapsos sobrantes con mucha frecuencia, se va acumulando el tiempo perdido!
Pero si les llama la atención, la técnica del pomodoro, pruébenla! Puede que sea el impulso que andan buscando para mejorar su desempeño en el trabajo o en ciertas tareas. Prueben un par de semanas, a ver qué tal les va.
Nada más no la usen como una excusa para salir a comprar un cronómetro…