En nuestra aventura minimalista, buscando hacer las cosas cada vez más simples, tenemos que buscar herramientas que nos sirvan para ese fin. Pues en este post, les voy a mostrar una herramienta que me ha servido mucho en mi caso: mi escáner de documentos Epson Workforce DS560.
La idea de un scanner de documentos la agarré de Joshua, de The Minimalists. Él tiene un Doxie Go, que es un scanner de documentos pequeño y portátil. El Doxie está bien, pero con la cantidad de papeles que tenía acumulada, yo ocupaba algo un poco más pesado. Así que me fui por el Workforce DS560.
Qué es un scanner de documentos?
Un scanner de documentos es un escáner que está específicamente diseñado para digitalizar papeles. Cuando uno lo ve, en la forma se parece más a una impresora que a un escáner. La forma que tienen estos aparatos es porque traen un sistema especial de alimentación, que permite digitalizar grandes cantidades de papeles en unos pocos segundos.
Los escáner de documentos están hechos para tener velocidad, y un poco menos de calidad que los scanner tipo flatbed. La gente no los conoce principalmente porque están hechos especialmente para oficinas y ambientes corporativos, y la mayoría de las tiendas de computadoras no suele traerlos.
Lo que uno hace con un escáner de este tipo es colocar una serie de papeles en él, como si fuera una impresora. Luego se le da la indicación de inicio, y el escáner hace el resto. Va pasando documento por documento, página por página, a gran velocidad. Incluso puede manejar páginas de diferentes tamaños: puede que tengamos una serie de documentos tamaño carta, seguidos por otra serie de documentos tamaño recibo, y así sucesivamente. El scanner los va leyendo independientemente, y les asigna un tamaño de papel adecuado en la imagen digital.
Cuando inicié con el tema de minimalismo y de digitalizar los papeles que tenía acumulados en mi casa, rápidamente encontré la limitación de usar un scanner normal flatbed. No podía ir a una velocidad decente. Escanear un papel con un flatbed me tardaba cerca de un minuto o más por página… a ese ritmo iba a tardar meses digitalizando la colección de papeles que tenía. Afortunadamente descubrí estos aparatos, y decidir invertir en uno. Sinceramente no me arrepiento.
De cuánto papel me he deshecho desde que lo compré?
Me he deshecho de un montón de papel desde que compré este scanner DS560. En la primera semana debo haber enviado a reciclaje unas cuatro bolsas de basura de papeles viejos. Todo eso quedó convertido en documentos PDF, que ahora tengo almacenados en mi computadora.
La mejor parte es que el DS560 viene con software OCR, y el texto de los papeles queda digital. Uno puede buscar una palabra a través del PDF como lo haría en cualquier documento de este tipo, y eso hace muchísimo más fácil encontrar papeles viejos.
El Workforce DS560 es rápido. Escanenado a color y a una resolución buena (200dpi), una hoja tamaño carta no dura más de 2 o 3 segundos pasando. Lo que más dura es transmitir la información del scanner a la computadora: el DS560 es inalámbrico, entonces dura unos instantes, especialmente a resoluciones muy altas.
Incluso he descubierto un inconveniente de esta cosa: es tan rápido, que a las pocas semanas ya se queda uno sin papeles que digitalizar. Pero también encontré una solución a ese inconveniente: digitalizarle documentos a amigos y familiares. Cuando se dan cuenta que uno tiene un scanner de estos, no lo piensan dos veces para traerle a uno cajas de documentos para pasar a digital (desafortunadamente?).
Se puede usar para fotos?
Oficialmente, el DS560 si se puede usar para digitalizar fotos, pero no estoy del todo convencido del resultado. Ya pasé varias fotografías de 35mm a través de él, y el escaneo es de una calidad ligeramente menor que con un escáner convencional flatbed. Recuerden que esta cosa está hecha para escanear papeles, y el sensor no es tan fino como para detectar todos esos brillos y tonos intermedios que hacen que una foto, se vea como una foto.
También, los rodillos del DS560 ejercen presión y marcan las fotos. Las líneas son muy tenues, pero ahí quedan tanto en la copia digital como en la foto impresa. Digamos que si uno está digitalizando fotos para deshacerse de los originales impresos, no es tema. Pero si a uno le prestaron fotografías para que uno haga copia digital, y quieren de vuelta las originales impresas, puede que no sea muy buena idea digitalizarlas así.
Por eso, combinado con el tema de la calidad de scaneo, no les recomiendo comprar un DS560 si lo que van a hacer es digitalizar un montón de fotos. Es mejor opción contratar un servicio especializado de escaneo de fotos (en muchos centros fotográficos tienen o pueden usar ScanmyPhotos), o utilizar un scanner flatbed regular. O podrían usar una app de celular como Google Photoscan, que he encontrado funciona bastante bien.
Cuánto cuesta un aparato de estos?
El gran tema de los escáner de documentos es su precio. Suele ser más elevado que el de un escáner convencional, porque estos aparatos están hechos sobre todo para ambiente corporativo. Si lo buscan en Amazon, en este momento el Epson Workforce DS560 está costando $400. Yo terminé pagando los $400, pero para serles sincero, no me arrepiento de ello. Me ha sido de muchísima utilidad este scanner, y se pagó de sobra su precio.
Qué otras opciones existen para escanear documentos?
La primer alternativa que tienen si quieren escanear documentos, pero no quieren invertir en un scanner de este tipo, son una serie de aplicaciones que existen para celular. Estas aplicaciones permiten escanear papeles y documentos. Por ejemplo tenemos el Evernote Scanable para iOS, o el Camscanner para Android. Estas aplicaciones las he probado, funcionan bastante bien. Sólo que en ocasiones distorsionan un poco el texto, y como generalmente involucran tomarle una o varias fotografías al documento, no son tan rápidas especialmente si tienen que escanear gran cantidad de papeles.
Otra alternativa que pueden usar es contratar un servicio de escaneo, por ejemplo existe el servicio $1 Scan, en donde se envían los documentos por correo postal, ellos los digitalizan, y les reciclan el papel al final del proceso. En el caso de fotografías hay algo parecido, que es el servicio Scanmyphotos. Scanmyphotos tiene la ventaja de que no solo hacen fotografías, sino que también pueden escanear negativos y diapositivas.