La oficina, ya sea en casa o fuera de ella, suele ser un lugar de esos donde hay un montón de desperdicio y muchas cosas que no ocupamos. Aquí abundan los objetos misceláneos, y siempre hacen falta los objetos esenciales. A todos nos ha sucedido: ocupamos quitar una grapa de un documento, buscamos, y encontramos absolutamente todo menos el sacagrapas.
Es difícil definir qué implementos debe tener una oficina minimalista, pero hagámosle el intento! A continuación, una lista de algunas de las cosas que debería tener en toda oficina, esas cosas que he encontrado se usan todos los días, y realmente las extrañamos cuando no están.
1. Silla y escritorio apropiados
Lo primero que ocupamos en nuestro espacio de trabajo es una silla cómoda y un escritorio apropiado. Vamos a pasar ahí un montón de horas, por lo que estos muebles son esenciales y vale la pena invertir en ellos. Lo que típicamente sucede en las oficinas (especialmente las oficinas en casa) es que tomamos la primera silla que se vea bonita del comedor, de la sala, o simplemente improvisamos algo… y al final del día terminamos cansados, con dolor de espalda, y no logramos producir.
El tema de la ergonomía es toda una discusión a nivel mundial, y ahí yo soy partidario de flexibilizar la simplicidad un poco. Recuerden que debemos buscar valor, y valor no es lo mismo que costo. Nuestros muebles tienen que adaptarse a la forma de nuestro cuerpo, y permitirnos trabajar sin necesidad de estar forzando la vista o la postura. Está bien que una silla que usamos 8 horas al día tenga ajustes y cambie de forma para darnos la mayor comodidad posible.
Quiénes son los principales culpables de las lesiones por falta de ergonomía? Precisamente el escritorio, y la silla.
Si vamos a sentarnos 8 horas diarias en una silla, frente a un escritorio, vale la pena invertir en ellos… especialmente en la silla. Tenemos que buscar una silla que tenga ajuste de altura de base, de descansabrazos, y la posibilidad de bloquear o permitir el reclinado. También debe ser de un buen material, y en esto los diseñadores han encontrado una solución en los cedazos. La tendencia actual en sillas ergonómicas es respaldar de cedazo. El cedazo ventila, y se amolda mejor para dar soporte.
Quieren la madre de todas las sillas? Vean la Aeron de Stumpf y Chadwick. Solo que con un precio de $780 cada una, hasta yo que soy fanático de la ergonomía me abstengo! Y $780 es el modelo básico, si quieren una Aeron con todos los soportes ergonómicos ajustables y soporte especializado lumbar, prepárense para sacar por lo menos $1000 de su billetera.
Si quieren algo más moderado, Amazon tiene diferentes opciones interesantes como esta de Flash Furniture, esta otra de Modway o esta de Office Factor. También hay modelos curiosos totalmente reclinables de Viva Office y Merax. Aunque con estos dos últimos tengo mis dudas, me parece a que podría ser fácil volcarlas cuando están en posición totalmente horizontal.
Escritorios? En esos sí podemos ser menos estrictos, e irnos con el que mejor se ajuste al espacio que tenemos disponible. Si escogen un escritorio que tenga gaveta para teclado, mídanlo contra la silla que tienen. No es nada extraño que descubran que sentados a una altura cómoda, les pegan las piernas en la gaveta del teclado. Los escritorios con superficie a un solo nivel son mucho más prácticos que los que traen un montón de plataformas y cubículos, porque nos dan más espacio aprovechable. Es mejor un escritorio simple, con una sola superficie, y agregarle un soporte ajustable para monitor, que nos permita elevar el monitor hasta un nivel cómodo.
Gavetas en los escritorios? Nunca me han parecido útiles. Siempre son demasiado grandes o demasiado pequeñas, y no se aprovechan bien. Aparte de que son un espacio más donde podemos acumular cosas que no necesitamos. Prefiero estantes ajustables a gavetas.
2. Iluminación correcta 300-500 lux
Otro tema sumamente importante es tener buena iluminación en el espacio de trabajo. Y en esto sí es común que fallemos. Leer con un nivel de luz inapropiado o que no esté bien orientado, nos cansa y hace aún más tediosas las lecturas. Y si hacemos mucho trabajo de detalle en nuestro espacio, no hay ni que pensarlo: se ocupa una buena fuente de luz.
Una «buena iluminación» no significa poner la lámpara más potente que encontremos. Es muy fácil hacer las de Tim Taylor y poner una lámpara de estadio en la oficina, y en pocas horas estaremos comprando anteojos de sol para poder trabajar. El exceso de luz puede ser tan incómodo como la falta de ella.
Poniéndonos técnicos, en una oficina el nivel de luz recomendable está entre 300 y 500 lux (un lux es una unidad que mide qué tan intensa es la luz). Para ver cuánto tenemos, hay medidores básicos que podemos usar, por ejemplo este de Goertek. O si nuestra oficina es muy grande, con muchos espacios diferentes de trabajo, podemos invertir en un medidor un poco más elaborado, como este de Extech.
Pero antes de que salgan corriendo a comprar un medidor de luz, recuerden el principio básico: el nivel de luz que ocupamos, es el nivel con el que nos sintamos cómodos. La mejor forma de encontrar cuál es el nivel correcto de luz en un espacio, es trabajar ahí unas horas e ir ajustando poco a poco hasta llegar al punto ideal. Y recuerden que la iluminación es en el espacio donde la ocupan: si tienen una oficina, iluminen la oficina entera a un nivel cómodo para caminar y funcionamiento básico, y los espacios de trabajo ilumínenlos con lámparas de escritorio o spots, que les den un mayor nivel de luz. No hay por qué gastar una fortuna y llevar todo el edificio a 400 lux, si lo ocupamos solo en los escritorios.
3. Papel y lapiz
Olvidándonos de todos los inventos modernos que hay en nuestro espacio de trabajo, lo mejor que podemos tener a mano es el invento más viejo de la humanidad: papel y lápiz. Digan lo que digan, papel y el lápiz sigue siendo la forma más rápida y universal de capturar ideas e información. Si tienen todo el software del planeta o una colección impresionante de apps de última generación en su celular que usan para captura de información, háganlos a un lado por unos días, y devuélvanse al papel y lápiz. Puede que redescubran algo. Con electricidad, sin electricidad, en condiciones húmedas, bajo el sol, con señal wifi, sin señal wifi, o como sea, el papel y lápiz siempre funciona y funciona inmediatamente.
Tengan mucho cuidado cuando vayan a la tienda a buscar papel y lápiz. Porque en las tiendas les van a tratar de vender un montón de variedades de papel con texturas, encuadernados y formas elaboradísimas. Organizadores, cuadernos, agendas, portadocumentos… ya no saben qué inventar para vender más. No gasten su dinero en cosas innecesarias: sigan el consejo de David Allen: libretas pequeñas, desechables, como las que usan los restaurantes. Yo en muchos casos ni siquiera las compro, las fabrico cortando hojas de reuso que tengo por ahí. Uno anota en el momento, luego pasa a digital, y el papel al reciclaje. Problema resuelto.
4. Resaltadores y lapicero rojo
Todos salimos del colegio con fobia hacia los lapiceros rojos. Porque pasamos década y media viendo nuestros trabajos llenos de trazos rojos… y generalmente cuando algo estaba lleno de rojo, no terminaba muy bien la situación. Yo fui partidario del negro y azul durante décadas, eran los únicos colores que existían en mi arsenal para escribir. Pero luego descubrí el truco mágico de los editores y los presupuestistas: el rojo y los resaltadores. Los editores de libros o revistas marcan todo en rojo, porque luego es muy fácil devolverse y buscar las correcciones. Contra texto impreso en negro, el rojo destaca muy bien.
Y los presupuestistas tienen una colección de resaltadores con cuanto color exista. Y conforme van contando, van marcando con resaltador. O si están revisando un documento financiero, van resaltando las cifras que están revisadas y las que ocupan corrección con diferentes colores. Y al final pueden ver muy fácil qué cosas vieron extrañas.
Ahora tengo en mi gaveta un lapicero rojo, y los cuatro resaltadores básicos (rosado, verde, naranja, azul). Y los uso a cada rato.
5. Regla metálica
Una regla metálica es otro implemento que se usa una y otra vez. Tiene un sinnúmero de usos. Para dibujar líneas y esquemas es muy útil, y es indispensable cuando estamos comparando listas o documentos impresos para no perder el renglón en donde estamos leyendo. Con demasiada frecuencia veo gente que revisa listas y hojas de cálculo impresas sin usar una regla, y al final terminan sumando mal porque se saltaron un renglón.
También para cortar papel con navaja, una regla metálica es indispensable, si queremos cortes rectos y bien hechos. La regla metálica es mejor que la plástica o la de madera, porque aguanta el fijo de la navaja sin perder su forma, y no absorbe residuos de tinta.
6. Engrapadora y removedor de grapas
Arriesgándome a sonar como Milton de Office Space, una engrapadora es absolutamente esencial en cualquier estación de trabajo. Aunque el 95% de su trabajo esté digtalizado, el 5% restante los va a tener levantándose a buscar una engrapadora si no tienen una. Igualmente, tienen que tener un removedor de grapas a mano si no quieren terminar en la clínica con una grapa bajo la uña.
Inviertan en una engrapadora decente: no se vayan con esas engrapadoras miniatura de juguete que venden en las tiendas. Son muy bonitas para engrapar 2 o 3 hojas, pero el día que tengan que engrapar una cantidad grande de hojas (o muchos juegos de copias), van a terminar con 3 pedazos de una engrapadora de juguete después de unos minutos.
Si quieren hacer honor a Milton, las Swingline 747 todavía las fabrican. Incluso hasta hay Swingline rojas como la de la película. Aunque las que vende amazon no son idénticas a la de Milton: el logo de Swingline lo tienen arriba y no al lado.
7. Post its
Antes ni les hacía caso… eran otro cliché de los oficinistas y las tiendas de suministros. Pero ahora no puedo sin los post its o sus imitaciones. Si se usan correctamente, son de esas cosas que agregan muchísimo valor a un día de trabajo.
Mucha gente cree que los Post Its son solo para dejar notas de supermercado o de que alguien recibió una llamada. Pero los ingenieros de producción se inventaron otro uso fabuloso para ellos: el control de procesos y la organización de tareas. Hacen una pizarra gigante en una pared, en las columnas ponen fechas y en los renglones tareas o categorías de tareas. Y luego van pegando Post Its en cada fecha, de acuerdo con lo que hay que producir. La técnica tiene un montón de nombres: Kanban, Gantt, Pull Planning, depende de cada caso específico. Pero el principio es el mismo: el post it representa un pendiente de alguien, que tiene que completar en esa fecha.
La mejor parte es que hay postits de todos los colores imaginables, entonces muy fácilmente se puede ver en la pizarra cómo andan las cosas siguiendo un código de colores. Y como los post its son removibles, se pueden despegar y reubicar conforme los planes de trabajo cambian.
8. Tijeras
Las tijeras caen en el mismo grupo de la engrapadora. Se usan a cada rato, y vale la pena tener un buen par a mano siempre. Eso sí, les doy una recomendación: solo en ciertos casos tenemos que usar tijeras todos los días. En la mayoría de las oficinas alguien ocupa unas tijeras de vez en cuando. Entonces se vuelve mucho más lógico tener un par, que se comparta entre varias estaciones. Y convencer a todos para que lo devuelvan al sitio donde se guarda, cuando terminan de usarlo.
9. Basurero
No olviden un basurero, por supuesto. No hay nada peor que tener la oficina perfecta, totalmente equipada y lista para empezar… y darse cuenta que no tienen basurero a mano. Si tienen impresora o copiadora en la oficina, especialmente si es impresora laser, recuerden tener un basurero aparte claramente marcado para los cartuchos de toner. Los cartuchos de toner y de tinta de las impresoras contienen materiales peligrosos y no se pueden desechar como si fueran basura convencional.
10. Calculadora
En pleno Siglo 21, cuando cualquier micro chip de $2 puede superar nuestra capacidad de cálculo mil veces, no hay razón para no tener una calculadora. Ya pasó esa época en que la calculadora era un tabú, algo para los «débiles» que no podían hacer operaciones a mano lo suficientemente rápido. Y no, las computadoras no han llegado a sustituir a la calculadora: es el mismo caso del papel y lápiz, si tenemos que hacer 2 o 3 operaciones rápidas, es muy poco trabajo como para abrir Excel y escribir un montón de fórmulas.
Cuál es la mejor calculadora? La que tiene las cuatro funciones matemáticas básicas, una pantalla LCD con dígitos grandes, y ya. Personalmente soy fanático de la serie MX8 de Casio o la MS-20S… esas que se compran en cualquier tienda por $10. Y créanme que yo conozco de calculadoras. He pasado por sumadoras, calculadoras científicas, calculadoras programables, calculadoras financieras, hasta la línea de graficadoras de HP y TI. Y por supuesto, he pasado también por las tablet y celulares con apps y emuladoras.
Y al final, siempre me devuelvo a mi calculadora de $10. Si ocupo algo más elaborado, buscaré mi computadora.
11. Computadora
Y aquí es donde se nos empieza a complicar nuestra discusión. Es absolutamente esencial una computadora? Y hasta dónde es esencial, y en qué momento se convierte en gasto excesivo?
Mi recomendación en cuanto a computadoras: no hagan lo que hace todo el mundo. No vayan a la tienda a ver «qué les recomiendan», porque les van a empujar el modelo más caro que tengan bajo la excusa de que «ya lo demás está obsoleto». Analicen bien sus necesidades y los programas que usan el 90% del tiempo. Busquen qué computadora requieren esos programas, y elijan a partir de ahí. Puede que descubran que ese monstruo de $2.500 que les estaban ofreciendo en la tienda, era muchísimo más de lo que realmente ocupaban.
Recuerden que las computadoras son como los automóviles: no producen, solo gastan. Es algo que compramos, y apenas sale de la tienda comienza a perder valor aceleradamente. Y en cuestión de 2 o 3 años, tenemos que comprar una nueva aunque no queramos. Entonces hay que ser muy inteligentes a la hora de elegir uno de estos aparatos, y no invertir en algo gigante, que vamos a subutilizar la mayor parte de las veces.
Si lo que hacen en la computadora son cosas muy simples: procesar textos, hojas de cálculo sin mayor complejidad, andar en internet o cosas por estilo, recuerden que hay toda una colección de aplicaciones en línea que pueden usar para esto. Y esas aplicaciones corren en las computadoras más básicas que se imaginen o incluso en celulares y tablet. Está por ejemplo toda la suite Google Docs que incluye procesador de texto y hoja de cálculo, y todo tipo de aplicaciones para presentación que sustituyen a Powerpoint, la más popular Prezi.
Es posible armar una estación de trabajo completa para procesar textos y hojas de cálculo en casa, con un celular, un chromecast, un adaptador OTG y un mouse y teclado inalámbrico. Puede que quieran investigar ese tema si ven que lo que ocupan para su trabajo diario es muchísimo menos que la computadora más básica.
Impresora? Paso, por el momento. Tengo años de no usar una impresora, generalmente prefiero tirar todo a formato PDF, y si ocupo imprimir algo ir al centro de fotocopiado más cercano. Es muchísimo mejor que lidiar con temas de cartuchos, drivers, y un sinnúmero de problemas que trae tener una impresora.
12. Parlante Bluetooth
Un sistema de sonido antes generalmente implicaba tener parlantes grandes, conectados a la pared, con un subwoofer inmenso y cables por todas partes.
Ahora todo eso lo solucionamos con un parlante Bluetooth de los que podemos conseguir en cualquier tienda. Tienen su propia batería interna, no requieren cables, y en muchas ocasiones hasta cumplen doble función como micrófono para atender llamadas.
No les voy a decir que un parlante bluetooth de estos sustituya a un sistema formal de audio con subwoofer, pero en mi caso he encontrado que no he llegado a extrañar a mi subwoofer. De todos modos en la mayoría de las oficinas hay que usar audífonos!
He probado varios parlantes Bluetooth de esos que consigue uno en los centros comerciales. El que más me ha gustado es el Bailey de Malektronic. No sé qué le metieron a esa cosa adentro, pero lograron un equilibrio entre bajos y agudos muy bueno. También he probado algunos modelos más grandes, y he visto algunos sistemas inalámbricos de Bose, pero sigo volviendo siempre al Bailey.
También, si ya tienen un sistema de sonido convencional y quieren agregarle función Bluetooth pueden investigar receptores bluetooth, que reciben la señal del celular y la pasan a una salida 3/8″ corriente. Por ejemplo Amazon Basics, Brighttech o MPOW son algunas opciones. También hay un montón de receptores miniatura genéricos por ahí, pero hay que tener cuidado con estos porque son como los lectores de MP3 que uno compra en China por $5… la parte digital está perfecta, pero la parte amplificadora que saca el sonido suena terrible, y al final uno termina con una mala calidad de sonido.
13. Audífonos inalámbricos, o alambrados
Aún más importante que un parlante Bluetooth en una oficina son audífonos de buena calidad. Y este es otro tema de esos complejos, porque hay mucho audífono en el mercado que tiene una marca carísima y suena horrible.
Hay dos variedades de audífonos inalámbricos: los bluetooth, y los que tienen entrada convencional 3/8″. Los bluetooth probablemente van a ser los más útiles si más que todo usan celulares como fuentes de sonido. Si quieren usar el audio de su computadora, les servirá más un audífono inalámbrico con entrada 3/8″, o podrían comprar un adaptador bluetooth USB también.
Al comprar audífonos, tengan el cuidado de medir el conector del audífono contra su celular: es demasiado común que la gente compre audífonos caros, con la última tecnología, y luego descubren que el estuche del celular no les permite conectarlos bien.
Siendo perfectamente sincero, en toda mi aventura por los audífonos, lo mejor que he encontrado han sido unos Maxell alambrados de $20, y unos inalámbricos 2.4 GHz marca Insignia, que compré en ebay usados por $15. Los Maxell alambrados que tenía ya no existen (esos me duraron como 10 años!) pero aquí hay unos similares de la línea actual de Maxell.
Y los audífonos miniatura, como los que vienen con los celulares? Personalmente no los uso. Prefiero los externos primero porque son más cómodos y no se están cayendo, y segundo porque hay menos probabilidad de que se ensucien y le ocasionen a uno una infección. También hay estudios que respaldan que los audífonos miniatura pueden llegar a ser más peligrosos a alto volumen, porque la presión de sonido queda encerrada en el canal auditivo y no puede dispersarse.
14. Cargador y cable para celulares
Pues, no hay mucho que decir aquí. Si tienen un celular, ocupan un cargador y un cable. Para mí es más funcional tener un cargador a pared que usar un cable al puerto USB de la computadora, pero, en su caso puede ser diferente. No he probado los cargadores Qi, que son inalámbricos, y para ser sincero no creo que los vaya a probar. Para qué gastar $20 en un cargador que de por sí va a ser lento, cuando uno puede gastar los mismos $20 en un dispositivo de carga rápida que sabe va a funcionar con cualquier teléfono?
Y básicamente, eso es.
Si ponen atención, la mayor parte de las cosas que ocupamos para tener una oficina cómoda no son artefactos tecnológicos digitales complicadísimos. Son cosas simples, que podemos conseguir en cualquier tienda o incluso probablemente ya tengamos.
Y eso tiene que ser una lección para todos: la verdadera utilidad está generalmente en las cosas simples. Cuando se trata de implementos o suministros para oficinas, las tiendas se han inventado unas cosas complicadísimas para vendernos más. Y al final, todas esas cosas terminan metidas en una gaveta sin usarse.