Casi que todos los días de nuestra vida, tenemos que comprar algo o pagar por algún servicio. Y nos topamos con ese documento abundante y universal: el tiquete de caja. Por absolutamente todo lo que compramos o lo que pagamos normalmente nos dan algún tipo de comprobante o tiquete de caja.
Estos comprobantes son útiles y deberíamos conservarlos, sin embargo no debemos caer en el error de conservarlos por un plazo más allá del que realmente necesitamos.
Generalmente cuando recibimos un tiquete de caja, el tiquete va a dar a nuestra billetera o cartera, lo cual está bien. Primero porque es importante llevar un control de nuestros gastos si queremos tener una finanzas sanas, y también para que ese tiquete no se convierta en basura en las calles. Incluso dejarnos el tiquete nos garantiza que va recibir al final de su vida útil, un reciclaje apropiado. Uno de esos pequeños detalles que podemos hacer por el ambiente.
Pero, hay que saber hasta cuándo conservar los tiquetes de caja
Es importante no permitir que estos tiquetes de caja se conviertan en un estorbo en nuestra vida y en nuestras casas. Cuántas gavetas o cajas tienen en su casa llenas de estos comprobantes? Y si se ponen a revisar, qué tan antiguos son? 2, 3, 5 años? Créanme que yo he visto gente que tiene comprobantes de haber comprado un paquete de papas tostadas, impresos hace 10 años! Cuando uno les pregunta por qué no se deshicieron hace años de esos tiquetes la respuesta es simple: «porque no se nos ocurrió», o «porque se me olvidó que los tenía». Qué tan útiles podrán ser esos comprobantes guardados, que ni siquiera nos acordamos que los tenemos?
Estamos de acuerdo con que los tiquetes y facturas nos sirven para llevar el control de nuestros gastos. Y hay otros que son necesarios por razones de garantía de productos, razones legales o por razones contables. Pero no son necesarios absolutamente todos los comprobantes de caja! Realmente es necesario tener almacenado 5 años en una gaveta un tiquete de caja por un cepillo de dientes?
Estoy seguro que si revisamos, el 90% de los comprobantes que almacenamos no tienen razón para almacenarse.
Cómo manejar los comprobantes de caja
Digitalizar, digitalizar, digitalizar! Esa es la solución con los comprobantes de caja.
En lo personal yo trato de deshacerme de comprobantes de caja lo más rápido que pueda, para no permitir que se conviertan en acumulaciones en mi casa. Inicialmente van a dar a una caja que tengo específiamente para almacenar comprobantes, y que puedo revisar cada cierto número de días a ver qúe tanto tengo ahí acumulado. De la caja, la información del comprobante va a dar un control de gastos, que es simplemente un archivo que llevo en Google Sheets. Este control es muy útil, mes a mes me puedo dar cuenta en qué es lo que estoy gastando el dinero, y hacer ajustes en mis hábitos de consumo si veo algo fuera de lugar.
Pero una vez que comprobante ha entrado al control de gastos, no tiene por qué seguir ocupando espacio en mi casa. Ahí determino qué tan importante es dejarme ese comprobante. Garantías? Respaldo de gastos mayores? Se quedan. El resto? Se van al reciclaje.
Los tiquetes de caja que se quedan conmigo, los guardo en folders clasificados por mes. Y solo tengo suficientes folder para un año (12 folder). Por qué? Porque así me veo obligado cada 12 meses, a caer en el mismo folder y tener que revisar los comprobantes que tengo ahí acumulados!
Para almacenar comprobantes de caja, no lo pienso dos veces para pasarlos por mi scanner de documentos. En mi caso, la ley me permite conservar en digital los comprobantes de gastos e ingresos, y solo tengo que dejarme el papel en casos muy particulares. Las copias digitales de comprobantes son más fáciles de almacenar y encontrar luego, no hay necesidad de estar revolcando cajas y cajas de papeles.
Además los comprobantes de caja en digital tienen otra ventaja: se evita el deterioro que ocurre normalmente en el papel. Les ha sucedido que llegan a revisar algo a los seis meses, y descubren que el comprobantes se borró? Es la broma más cruel de la tecnología actual: la impresión desaparece a los pocos meses, y solo nos queda un papel en blanco, con una sombra casi imperceptible de las letras. Tener los comprobantes en digital nos garantiza que no se van a deteriorar con el tiempo y que no vamos a perder el registro que tanto necesitamos, y que tanto nos hemos o he esforzado por conservar.